Die gängigsten Textverarbeitungsprogramme für Windows sind „Microsoft Word“ und „Writer“ aus der Open Office Suite und für den Apple „Pages“ aus der iWork Suite und „Microsoft Word: mac“.

Diese Programme dienen der Texterfassung und sind für die Layout- und Gestaltungsaufgaben nicht geeignet.
Die Typografie-Umsetzung der Textverarbeitungsprogramme ist schlecht, stümper- und mangelhaft. {footnote}Z. B. die katastrophale Umsetzung der Kursive oder Kapitälchen in MS Word, Absatzkontrolle, Einsatz von Leerzeichen (gänzlich fehlendes Viertel- oder Halbgeviert), „automatische Umsetzung der typografischen Zeichen"… . Die Menge der verfügbaren Schriften soll über die gravierenden Mängel nicht hinwegtäuschen.{/footnote}

Die Layout-Aufgaben übernehmen nach der abgeschlossenen Texterfassung die DTP Anwendungen wie QuarkXPress, Adobe InDesign oder (im universitären Bereich) TeX.

Besonders bei längeren wissenschaftlichen Abhandlungen ist die richtige Formatierung von Bedeutung. Sie erleichtert den Umgang mit Überschriftenhierarchien, Verzeichnissen, Abbildungen, Fußnoten usw. wesentlich.

Dabei sollte das Augenmerk auf Konsequenz gelegt werden: die Formatierung mit dem Format "Überschrift 1" (Arial oder Helvetica 24pt Bold) sollte durch das ganze Dokument beibehalten werden: am Schluss gibt es bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses keine bösen Überraschungen.

Sorgfältiges Arbeiten ist angesagt: eine leere Zeile formatiert mit der "Überschrift 1"  bringt im späteren Verlauf der Arbeit ebenfalls Probleme:
aus diesem Grund beginnen wir die Arbeit mit dem Text immer mit dem Befehl: „Formatierung löschen“, um die etwaigen Reste der vorhergehenden Versuche los zu werden.

Die nachfolgenden Kurztipps erleichtern Ihnen, die Grundformatierung der gängigsten Programme in den Griff zu bekommen.

Die Grundregel in sämtlichen Anwendungen lautet:

Nichts manuell formatieren, was automatisch erledigt oder übernommen werden kann.

Und zum Schluss:

Arbeiten Sie zu Beginn mit nur einer – gut ausgebauten – Schriftfamilie mit mindestens vier Schnitten (Light, Regular, Medium, Bold) …

Writer

LibreOffice Suite

Hauptregel:
Nichts manuell festlegen, alles über die Vorlage steuern.

Schritt 1: Standardtext

Den gesamten Text auswählen (Strg + A) und danach ALLES mit der Formatvorlage „Standard“ formatieren. Gegebenenfalls Funktion „Formatierung löschen“ anwenden. Ist noch kein Text geschrieben, mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Attribute des Standardtextes

Damit der Fließtext attraktiv dargestellt wird, ändern wir die Eigenschaft des gerade zugewiesenen „Standards“.
Klicken wir das Symbol „Formatvorlagen“ (1 im Bild oben) oder die Funktionstaste F11.
Es erscheint ein neues gleichnamiges Fenster:

Klicken wir nun „Standard“ mit der rechten Maustaste an und wählen „Ändern“.

Im neuen Eigenschaftsfenster in den Registerlaschen (Tabs) legen wir folgende Attribute für den Standardtext:

1. Einzüge und Abstände: Zeilenabstand (einzeilig)
2. Ausrichtung (Blocksatz)
3. Textfluss (Silbentrennung):  automatisch anklicken.
4. Schriftart, -größe und -art
   Die restlichen Textattribute bleiben unverändert.
5. Mit OK bestätigen wir die Änderungen.

Schritt 3: hierarchische Überschriften

Der Text, der die Überschrift 1 sein soll, wird markiert und „Überschrift 1“ in der Symbolleiste angeklickt.

Alternativ dazu kann „Überschrift 1“ in den Formatvorlagen mit einem Doppelklick angewandt werden:

Man kann (und sollte) die Überschriften durchgehend mit einer Schriftart (Kursive meiden) formatieren.
Das erreichen wir, indem wir mit der rechten Maustaste auf die „Überschrift 1“ der Formatvorlage klicken und „Ändern“ wählen. Die Änderungen bestätigen wir abschließend mit OK.

• „Überschrift 1“ z. B. Schriftgröße 24 Fett
• „Überschrift 2“ z. B. Schriftgröße 18 Fett
• „Überschrift 3“ z. B. Schriftgröße 14 Fett

usw.

Schritt 4: automatische Seitenzahlen

Seitenzahlen in der Fußzeile hinzufügen (Seite x von y).

Schreiben wir in der Fußzeile das Wort „Seite“ und dann wählen wir den Menüpunkt „Einfügen > Feldbefehl > Seitennummer“ und danach das Wort „von“ und fügen wir die Seitenanzahl ein („Einfügen > Feldbefehl > Gesamtzahl der Seiten“.
Abschließend die Seitenangaben nach einem Doppelklick in die Fußzeile nach Wunsch formatieren (Alles auswählen: Strg + A)  und Schriftgröße (etwa 9) auswählen.

Es besteht hier die Möglichkeit, diese Seitenformatierung in die Formatvorlagen auszunehmen. Markieren Sie die Seitenzahlen, klicken Sie die Schaltfläche „Neue Vorlage aus Selektion“ und vergeben Sie einen neuen Namen (z. B. „Seitenzahl“).

Die Handhabung der „Ersten Seite“ erfolgt im LibreOffice Writer über den Menüpunkt „Format > Titelseite“. Hier können die entsprechenden Felder aktiviert werden:

Schritt 5: Inhaltsverzeichnis

Nach der Fertigstellung des Textes gehen wir an jene Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis hinkommen soll.
Wir wählen „Einfügen > Verzeichnisse > Verzeichnisse“ und das Verzeichnis wird nach der Bestätigung des Dialogfeldes automatisch erstellt.

Sollte sich an unserem Dokument ändern, klicken wir mit der rechten Maustaste auf die grauen Felder des Inhaltsverzeichnisses und wählen „Verzeichnis aktualisieren“.
Über das Optionsmenü „Verzeichnis bearbeiten“ (erreichbar über die rechte Maustaste über dem Inhaltsverzeichnis) können weitere Optimierungen vorgenommen werden.

Schritt 6: Weitere Details

Ähnlich wird bei der Erstellung der Abbildungsbeschriftung (samt Abbildungsverzeichnis), Fußnoten, Literaturverzeichnis, Indizes, Querverweise usw. verfahren.
Writer der LibreOffice Suite erfüllt beinahe alle Wünsche des Texteditors.

LibreOffice Writer – Grundlagen der Formatierung
131 kB

Writer

OpenOffice Suite

Hauptregel:
Nichts manuell festlegen, alles über die Vorlage steuern.

Schritt 1: Standardtext

Den gesamten Text auswählen (Strg + A) und danach ALLES mit der Formatvorlage „Standard“ formatieren. Gegebenenfalls Funktion „Formatierung löschen“ anwenden.
Ist noch kein Text geschrieben, mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Attribute des Standardtextes

Damit der Fließtext attraktiv dargestellt wird, ändern wir die Eigenschaft des gerade zugewiesenen „Standards“.
Klicken wir das Symbol „Formatvorlagen“ (1 im Bild oben) oder die Funktionstaste F11.

Es erscheint ein neues gleichnamiges Fenster:

Klicken wir nun „Standard“ mit der rechten Maustaste an und wählen „Ändern“.
Im neuen Eigenschaftsfenster in den Registerlaschen (Tabs) legen wir folgende Attribute für den Standardtext:

1. Einzüge und Abstände: Zeilenabstand (einzeilig)
2. Ausrichtung (Blocksatz)
3. Textfluss (Silbentrennung):  automatisch anklicken.
4. Schriftart, -größe und -art

Die restlichen Textattribute bleiben unverändert. Mit OK bestätigen wir die Änderungen.

Schritt 3: hierarchische Überschriften

Der Text, der die Überschrift 1 sein soll, wird markiert und die Fläche „Überschrift 1“ in den Formatvorlagen angeklickt.

Man kann (und sollte) die Überschriften durchgehend mit einer Schriftart (Kursive meiden) formatieren. Das erreichen wir, indem wir mit der rechten Maustaste auf die „Überschrift 1“ der Formatvorlage klicken und „Ändern“ wählen. Die Änderungen bestätigen wir abschließend mit OK.

„Überschrift 1“ z. B. Schriftgröße 24 Fett
„Überschrift 2“ z. B. Schriftgröße 18 Fett
„Überschrift 3“ z. B. Schriftgröße 14 Fett
usw.

Schritt 4: automatische Seitenzahlen

Seitenzahlen in der Fußzeile hinzufügen (Seite x von y)
Schreiben wir in der Fußzeile das Wort „Seite“ und dann wählen wir den Menüpunkt „Einfügen > Feldbefehl > Seitennummer“ und danach das Wort „von“ und fügen wir die Seitenanzahl ein („Einfügen > Feldbefehl > Gesamtzahl der Seiten“.
Abschließend die Seitenangaben nach einem Doppelklick in die Fußzeile nach Wunsch formatieren (Alles auswählen: Strg + A)  und Schriftgröße (etwa 9) auswählen.

Es besteht hier die Möglichkeit, diese Seitenformatierung in die Formatvorlagen auszunehmen. Markieren Sie die Seitenzahlen, klicken Sie die Schaltfläche „Neue Vorlage aus Selektion“ und vergeben Sie einen neuen Namen.

Die Handhabung der „Ersten Seite“ erfolgt im Open Office Writer über die Formatvorlagen („Seitenvorlagen > Erste Seite“).
Hier können die Kopf- und Fußzeilen aktiviert werden und auch die Seitennummerierung hinzugefügt werden.

Schritt 5: Inhaltsverzeichnis

Nach der Fertigstellung des Textes gehen wir an jene Stelle, wo das Inhaltverzeichnis hinkommen soll.
Wir wählen „Einfügen > Verzeichnisse > Verzeichnisse“ und das Verzeichnis wird nach der Bestätigung des Dialogfeldes automatisch erstellt.

Sollte sich an unserem Dokument etwas ändern, klicken wir mit der rechten Maustaste auf die grauen Felder des Inhaltsverzeichnisses und wählen „Verzeichnis aktualisieren“.
Über das Optionsmenü „Verzeichnis bearbeiten“ (erreichbar über die rechte Maustaste über dem Inhaltsverzeichnis) können weitere Optimierungen vorgenommen werden.

Schritt 6: Weitere Details

Ähnlich wird bei der Erstellung der Abbildungsbeschriftung (samt Abbildungsverzeichnis), Fußnoten, Literaturverzeichnis, Indizes, Querverweise usw. verfahren.
Writer der OpenOffice Suite erfüllt beinahe alle Wünsche des Editors.

Open Office: Writer – Grundlagen der Formatierung
135,4 kB

Pages

iWork – Office Suite für Mac

Hinweis: Pages v. 6 in Vorbereitung

Hauptregel:
Nichts manuell festlegen, alles über die Vorlage steuern.

Schritt 1: Standardtext

Den gesamten Text auswählen (Strg + A) und danach ALLES mit dem Absatzstil „Text“ formatieren. Ist noch kein Text geschrieben, mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Attribute des Standardtextes

Damit der Fließtext attraktiv dargestellt wird, ändern wir die Eigenschaft des gerade zugewiesenen „Standards“ über die Formatierungsleiste:

Schriftart, z. B. Palatino LT Std
Schriftgröße, 11–12 Pt
Schriftstil, Roman bzw. Regular
Blocksatz
Zeilenabstand (einfach)

usw.

Schritt 3: Silbentrennung

Damit im Blocksatz die Silbentrennung aktiviert wird, markieren wir das gleichnamige Feld "Silbentrennung" unter „Informationsfenster“ (Informationen zu Dokumenten > Dokument).

Dieses Fenster wird über Menü „Darstellung > Informationen einblenden“ aufgerufen  (⌥ + ⌘ + I).

Schritt 4: hierarchische Überschriften

  Nach einem Klick auf das „Paragraphsymbol“ der Formatierungsleiste links öffnet sich das Stile-Fenster.

Man kann (und sollte) die Überschriften durchgehend mit einer Schriftart (Kursive meiden) formatieren.

„Überschrift 1“ z. B. Schriftgröße 24 Fett
„Überschrift 2“ z. B. Schriftgröße 18 Fett
„Überschrift 3“ z. B. Schriftgröße 14 Fett
usw.

Um die Voreinstellung zu ändern formatieren Sie zunächst die „Überschrift 1“ mit der gewünschten Schriftart und -größe.

Markieren Sie abschliessend die Überschrift und klicken das (rotgefärbte) Pfeilchen neben dem Wort „Überschrift 1“ im Absatzstile-Fenster.

Im Untermenü wählen Sie die Option: „Stil aus der Auswahl neu festlegen“:

Ähnlich verwahren Sie mit den weiteren Überschriften (2, 3…).

Schritt 5: automatische Seitenzahlen

Seitenzahlen sind in der Fußzeile am besten aufgehoben.

Die Fußzeile ist in Pages zunächst nicht sichtbar; erst wenn Sie mit dem Mauszeiger am Seitenende darauf zeigen, kommt die Fußzeile zum Vorschein:

Klicken Sie in das Feld hinein, schreiben Sie das Wort „Seite“, wählen Sie danach den Menüpunkt „Einfügen > Seitenzahl“ (und abschliessend – falls gewünscht – das Wort „von“ oder „/“ und den Menüpunkt „Einfügen > Seitenanzahl“).

Formatieren Sie die Seitenangaben Ihrem Wunsch entsprechend.

Schritt 6: Inhaltsverzeichnis

Nach der Fertigstellung des Textes gehen wir an jene Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis hinkommen soll.

Wir wählen „Einfügen > Inhaltsverzeichnis“ und das Verzeichnis wird automatisch erstellt.

Ist es nicht der Fall, kontrollieren Sie im Informationsfenster (Dokumenteigenschaft > IHV) jene Stile, die das Inhaltsverzeichnis „indizieren“ soll (gewünschte Felder markieren):

___

Wichtiger Hinweis:
in Pages wird wird das Inhaltsverzeichnis automatisch aus dem NACHFOLGENDEN Inhalt erstellt.
Ein Inhaltsverzeichnis am Schluss des Dokumentes wird daher mit einem leeren lnhalt erstellt!
___

Sollte sich an unserem Dokument etwas ändern, klicken wir mit der rechten Maustaste auf die grauen Felder des Inhaltsverzeichnisses und wählen „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.

Sie können es auch im Informationsfenster über „Dokument > IHV > Jetzt aktualisieren bewerkstelligen“.

Schritt 7: Weitere Details

Ähnlich wird bei der Erstellung der Fußnoten verfahren.

Abbildungsbeschriftungen und -verzeichnisse sind in Pages derzeit nur über Umwege möglich.

Pages - Grundlagen der Formatierung
278,3 kB

Word: mac

Microsoft Office

Hauptregel:
Nichts manuell festlegen, alles über die Vorlage steuern.

Schritt 1: Standardtext

Den gesamten Text auswählen (Strg + A) und danach ALLES mit der Formatvorlage „Standard“ formatieren (Symbolleiste „Format“ oder Toolbox > Formatierungspalette).

Ist noch kein Text geschrieben, mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Attribute des Standardtextes

Damit der Fließtext attraktiv dargestellt wird, ändern wir die Eigenschaft des gerade zugewiesenen „Standards“.
In der Formatierungspalette > Formatvorlagen klicken wird das Pfeilchen rechts vom Standard an und wählen im Untermenü die Option „Formatvorlage ändern“.

Im kommenden Eigenschaftsfenster legen wir folgende Attribute für den Standardtext:

• Schriftgröße
• Blocksatz
• Zeilenabstand (einfach)

Falls wir das Feld „Zur Dokumentenvorlage hinzufügen“ aktivieren, sparen wir uns diese Aktionen bei den künftigen, neuen Word-Dokumenten.

Unter Format > Absatz kontrollieren wir, ob die Silbentrennung aktiv ist (Option „Keine Silbentrennung“ nicht markiert).
Mit OK bestätigen wir die Änderungen.

Schritt 3: Silbentrennung

Silbentrennung wird  unter „Extras > Silbentrennung “ aufgerufen:

„Automatische Silbentrennung“ markieren und die Trennzone verringern. Die Silbentrennung sollte sich zwischen 0,15–0,25 cm bewegen.

Schritt 4: hierarchische Überschriften

Der Text, der die Überschrift 1 sein soll, wird markiert und die Fläche „Überschrift 1“ in der Formatvorlage angeklickt.
Man kann (und sollte) die Überschriften durchgehend mit einer Schriftart (Kursive meiden) formatieren. Das erreichen wir, indem wir auf den Pfeil rechts von „Überschrift 1“ der Formatvorlage in der Toolbox klicken und „Formatvorlage ändern“ wählen. Die Änderungen bestätigen wir abschließend mit OK.

• „Überschrift 1“ z. B. Schriftgröße 24 Fett
• „Überschrift 2“ z. B. Schriftgröße 18 Fett
• „Überschrift 3“ z. B. Schriftgröße 14 Fett

usw.

Schritt 5: automatische Seitenzahlen

Seitenzahlen in der Fußzeile hinzufügen (Seite x von y)
Über „Einfügen > Seitenzahlen“ wird ein Dialogfeld aufgerufen, in dem wir die Einstellungen der Seitenzahlen vornehmen können:

Abschließend die Seitenangaben nach einem Doppelklick in die Fußzeile nach Wunsch formatieren (Alles auswählen: Strg + A)  und Schriftgröße (etwa 9) auswählen.

Bei einem Deckblatt (Titelblatt) stört die Zahl am Seitenende. Aus diesem Grund bleibt das Kästchen im Dialogfeld „Seitenzahl auf erster Seite anzeigen“ deaktiviert.

TIPP: Eine schnelle Methode die Seitenzahlen hinzufügen besteht darin, dass wir in das Fußzeilenfeld auf der Seite 2 doppelklicken und das Wort „Seite“ schreiben, nach dem Abstand schlägt die Anwendung durch die Ergänzungsfunktion die "X von Y" Option, die wir mit Enter bestätigen. Fertig.

Schritt 6: Inhaltsverzeichnis

Nach der Fertigstellung des Textes gehen wir an jene Stelle, wo das Inhaltverzeichnis hinkommen soll.
Wir wählen „Einfügen > Dokumentelemente > Inhaltsverzeichnis“ und das Verzeichnis wird – nach Auswahl der Vorlage – automatisch erstellt:

Sollte sich an unserem Dokument etwas ändern, klicken wir mit der rechten Maustaste auf die grauen Felder des Inhaltsverzeichnisses und wählen „Felder aktualisieren“.

Schritt 7: Weitere Details

Ähnlich wird bei der Erstellung der Abbildungsbeschriftung (samt Abbildungsverzeichnis), Fußnoten, Literaturverzeichnis, Indizes, Querverweise usw. verfahren.

Word: mac - Grundlagen der Formatierung
932,9 kB

Word

Microsoft Office

Hauptregel:
Nichts manuell festlegen, alles über die Vorlage steuern.

Schritt 1: Standardtext

Den gesamten Text auswählen (Strg + A) und danach ALLES mit der Formatvorlage „Standard“ formatieren.
Dieser Bereich der Symbolleiste ist nach dem Klick auf den Registerreiter „Start“ sichtbar.

Ist noch kein Text geschrieben, mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Attribute des Standardtextes

Damit der Fließtext attraktiv dargestellt wird, ändern wir die Eigenschaft des gerade zugewiesenen „Standards“.
Ein Rechtsklick mit der Maus auf die gleichnamige Schaltfläche der Formatvorlage bringt ein Menü zum Vorschein. Hier wählen wir „Ändern“.

Im neuen Eigenschaftsfenster legen wir folgende Attribute für den Standardtext:

• Schriftgröße
• Blocksatz
• Zeilenabstand (einfach)
• Falls wir dieses Feld aktivieren, sparen wir uns diese Aktionen bei den künftigen, neuen Word-Dokumenten
• Unter Format > Absatz kontrollieren wir, ob die Silbentrennung aktiv ist (Option „Keine Silbentrennung“ nicht markiert).
• Mit OK bestätigen wir die Änderungen

.

Schritt 3: Silbentrennung

Silbentrennung wird unter „Seitenlayout > Silbentrennung > Automatisch“ aktiviert. 
Unter „Silbentrennungoptionen“ die „Automatische Silbentrennung“ markieren und die Trennzone verringern. Die Silbentrennung sollte sich zwischen 0,15–0,25 cm bewegen.

Schritt 4: hierarchische Überschriften

Der Text, der die Überschrift 1 sein soll, wird markiert und die Fläche „Überschrift 1“ in der Formatvorlage (Wieder nach dem Klick auf „Start“ sichtbar) angeklickt.

Man kann (und sollte) die Überschriften durchgehend mit einer Schriftart (Kursive meiden) formatieren.
Das erreichen wir, indem wir mit der rechten Maustaste auf die „Überschrift 1“ der Formatvorlage klicken und „Ändern“ wählen.
Die Änderungen bestätigen wir abschließend mit OK.

• „Überschrift 1“ z. B. Schriftgröße 24 Fett
• „Überschrift 2“ z. B. Schriftgröße 18 Fett
• „Überschrift 3“ z. B. Schriftgröße 14 Fett

usw.

Schritt 5: automatische Seitenzahlen

Seitenzahlen in der Fußzeile hinzufügen (Seite x von y).

Über Einfügen > Seitenzahl > Seitenende > Seite X von Y.
Abschließend die Seitenangaben nach einem Doppelklick in die Fußzeile nach Wunsch formatieren (Alles auswählen: Strg + A)  und Schriftgröße (etwa 9) auswählen.

Bei einem Deckblatt (Titelblatt) stört die Zahl am Seitenende. Aus diesem Grund wählen wir die Option „Erste Seite anders“ (das erreichen wir über die Symbolleiste „Einfügen > Fußzeile > Fußzeile bearbeiten > Kopf- und Fußzeilen Tools > Erste Seite anders“ unter Optionen).

Schritt 6: Inhaltsverzeichnis

Nach der Fertigstellung des Textes gehen wir an jene Stelle, wo das Inhaltverzeichnis hinkommen soll.
Wir wählen „Verweise > Inhaltsverzeichnis > Integriert > Automatische Tabelle… “ und das Verzeichnis wird automatisch erstellt.

Sollte sich an unserem Dokument etwas ändern, klicken wir mit der rechten Maustaste auf die grauen Felder des Inhaltsverzeichnisses und wählen „Felder aktualisieren“.

Schritt 7: Weitere Details

Ähnlich wird bei der Erstellung der Abbildungsbeschriftung (samt Abbildungsverzeichnis), Fußnoten, Literaturverzeichnis, Indizes, Querverweise usw. verfahren.

Word - Grundlagen der Formatierung
350,9 kB